Olá! Hoje iremos entender mais como funciona o processo cadastral de Check-in dentro do sistema IBooking, comparando as 3 etapas: Check-in Online (ou check-in express), Check-in presencial e Entrada do Sistema.
Check-in online
Este processo é adicional ao processo original, que é o Check-in Presencial. Ou seja, é um processo anterior à entrada do hóspede. Sendo assim, os ocupantes do quarto tem a comodidade de preencher antes os dados ao invés de preenchê-los a caneta, ou verbalmente no balcão junto ao recepcionista.
Sendo assim, indicamos que ao fazer a reserva junto ao check-in online (Dentro da capa da reservas, em “Enviar Mensagem”) enfatize ao seu cliente a importância de preencher o mesmo antes de chegar ao hotel por motivos de comidade e agilidade no processo, pode-se inclusive usar como exemplo o check-in online que se faz em aeroportos.
Mas atenção: O Check-in Online só irá funcionar se os nomes de todos os ocupantes estiverem na capa da reserva, pelo menos o primeiro nome. Caso contrário o check-in online só funcionará para o titular da reserva.
Também destacamos que nem todos os campos do Check-in online são obrigatórios, pois como sabemos, é uma ferramenta de comodidade e não obrigatória. Caso o hóspede não preencha algum campo, o mesmo deverá ser preenchido no próximo passo: Check-in online Presencial
Check-in Presencial (Emissão e Preenchimento da Folha)
Antes de passamos o funcionamento do mesmo, devemos destacar que este é obrigatório por protocolo do turismo, onde o particular (hóspede) deve pleitear seus documentos na entrada e aí sim o estabelecimento permitir sua estadia, independente de pagamento ou não.
Como aferimos no Check-in online, caso os ocupantes não preencham previamente por completo, parte dos dados antes ou não seja um hóspede antigo, deverá terminar o mesmo no balcão. Importante lembrar em todos os casos devem ser impresso a folha, pois há um espaço para assinatura ao final da mesma, sendo definitivamente um documento comprobatório que os ocupantes estão cientes daqueles dados.
A ficha para impressão fica no menu Superior RECEPÇÃO, PRE CHECK-IN, clique em PRE CHECK-IN ao lado da reserva desejada.
Se for balcão, é o mesmo caminho, mas se opta por clicar em “PRé CHECK IN P/ WALK-IN”
Entrada no sistema
Como sabemos, mesmo que o hóspede tenha colocado todos os dados a caneta na folha de check-in, o recepcionista deverá passar esses dados ao sistema e realizar o Check-in sistema.
Se paramos para pensar, check-in Presencial e Entrada no sistema seria a mesma coisa, correto? Nem Sempre! Veja: dependendo da postura do estabelecimento, às vezes é preferível fazer o Check-in Presencial, realizar o que tiver que ser feito, como cobrar as diárias do hóspede e levar o mesmo o quarto e só depois dar entrada no sistema. Muitas vezes, principalmente quando é uma família ou grupo, demoraria além do confortável o hóspede esperar o recepcionista passar tudo que esta no papel para o sistema e depois levar o mesmo ao quarto.
Sendo assim, para dar entrada do seu hóspede no sistema, acesse menu Superior RECEPÇÃO, PRE CHECK-N depois clique em CHECK-IN. Esse processo também pode ser realizado diretamente pelo MAPA DE RECEPÇÃO.
Preencha os dados e confirme para realizar a entrada.
OBS: Caso apareça o Pop-Up Fichas Pendentes, é porque se deixou de colocar algum dado importante no processo de check-in do sistema. Sendo assim o IBooking até permite o check-in só com os dados essenciais, mas esse Pop-Up ficará aparecendo até o recepcionista inserir esses dados complementares, principalmente quando se trata de acompanhantes.
Espero ter ajudado!