Olá,
Neste tutorial você irá aprender a configurar, utilizar e entender como funciona o Caixa de Recepção do sistema Ibooking.
O caixa de recepção está incluso nas ferramentas do módulo de Recepção (Recepcionistas), ou seja, faz parte das operações de movimentações financeiras que envolvem os clientes hospedados, e despesas da propriedade que envolvem o uso de dinheiro do caixa da recepção.
Configuração:
Primeiramente é necessário configurar o caixa com o número correto de turnos.
Acesse o menu Cadastros > Configurações:
No campo Configurações de Sistema, marque a opção Caixa de Recepção e informe o número de Turnos:
Turnos = Quantos turnos de recepcionistas que utilizam caixa a pousada possui.:
No exemplo acima, a propriedade deverá informar na configuração 3 turnos. Lembrando que o auditor noturno Paulo, também utiliza o caixa, ou seja, realiza movimentações financeiras em seu horário de trabalho.
Caso o Paulo do 3º turno não tem acesso ao caixa da recepção, então na configuração deve ser informado 2 turnos.
Após preencher o campo corretamente, clique em Confirmar
Após realizar a alteração, por favor realize o Logout e Login no sistema para carregar as novas informações.
Acessando o caixa:
Clique no menu Recepção > Caixa:
Será exibido a janela do caixa de Recepção:
Entendendo o funcionamento:
Todas as movimentações financeiras que envolvem os clientes hospedados, e despesas da propriedade que envolvem o uso de dinheiro do caixa da recepção, devem ser realizadas utilizando o caixa/turno aberto, caso contrário o recepcionista não conseguirá acessar seu mapa de Recepção. Funciona desta forma para que o recepcionista seja obrigado realizar todas as movimentações do seu turno sendo registradas (auditadas) pelo caixa.
Voltando na tela do caixa e usando nosso exemplo abaixo com nossos 3 colaboradores:
O João assumindo a recepção as 7:00 irá clicar em Abrir Caixa:
Na tela de abertura de caixa, será exibido os seguintes campos para preenchimento:
Fundo de Caixa: é a reserva em dinheiro mantida no estabelecimento para o pagamento (troco) de pequenas despesas do dia a dia
Cotações Dolar, Euro, Peso: O recepcionista deverá informar a cotação do dia.
Fonte: Onde foi consultada a cotação do dia
Após preencher tudo corretamente, clique em "Abrir Turno", e o sistema irá redireciona-lo para o mapa de Recepção:
Então o Recepcionista João irá trabalhar normalmente e tudo que ele fizer de movimentação financeira, o caixa de recepção irá registrar para que no fechamento do seu 1º Turno, ele possa prestar as contas com o caixa informando todas as movimentações que ele teve no dia, e para isso é necessário ele saber:
- Quantidade de dinheiro (especie) que entrou durante seu turno (sem contabilizar o fundo de caixa)
- Filipetas das maquinetas dos cartões que ele passou em seu turno
- Recibos de despesas que ele pagou com dinheiro do caixa da recepção utilizando a ferramenta "Movimentações" ex: Comprou 1 galão de água com o dinheiro do caixa da recepção
Quando o recepcionista João terminar o seu expediente, ele deve clicar no botão Fechar Turno:
Neste momento será exibido a tela do caixa que ele irá prestar as contas:
Repare que na tela acima o caixa sabe que houve movimentações financeiras no turno do João, porém não vai falar para ele o quanto realmente entrou, cabe ao João conferir fisicamente o quanto entrou no seu turno em dinheiro (especie), consultar o valor da filipeta que ele passou no cartão Visa Débito, e verificar o valor do recibo do pagamento que ele fez de despesa usando o dinheiro do caixa da recepção.
O conceito utilizado pelo fechamento de caixa refere-se ao “Fechamento Físico”. Considerado um dos modelos mais seguros de se fechar um caixa, o “Fechamento Físico” exige do funcionário um trabalho cuidadoso e minucioso de conferência dos valores registrados no sistema e também dos informados pelo operador de caixa para conferir se os lançamentos batem.
Em nenhum momento o operador terá acesso ao relatório de fechamento de caixa do turno curso/aberto antes da conclusão, desta forma, reforça a necessidade da conferência física de todos os lançamentos e pagamentos recebidos.
É possível visualizar o relatório de movimentações do caixa referente aos turnos anteriores. Após a conclusão do “Fechamento Físico” será possível visualizar as movimentações referente ao seu turno.
Após informar os valores conferidos, ele deverá clicar em Fechar Turno:
Será exibido o relatório do seu turno com os valores que o caixa da recepção registrou (azul) e também o que foi informado pela conferência física do recepcionista João (vermelho).
Este relatório poderá ser impresso para que o 2° recepcionista Maria, possa realizar a conferência e abrir o turno dela que é o 2º clicando em abrir turno:
Será exibido para Maria, a tela de abertura e conferência:
Ele deverá fazer a conferência do turno anterior (1º), colocar a observação se desejar, marcar a opção de "Turno anterior conferido" e clicar em Abrir Turno.
Então o procedimento será o mesmo do recepcionista João, ou seja, a Maria irá trabalhar normalmente e no final do seu expediente ela vai fechar o 2º turno dela prestando as contas com o caixa.
Depois o 3º recepcionista Paulo, irá conferir o caixa do 2º turno da Maria e abrir o seu 3º Turno, trabalhar normalmente e no final do seu expediente ele vai fechar o 3º turno que é o fechamento do Caixa já que ele é o último da cadeia.
Quando ele fechar o Caixa, será exibido relatórios de todos os 3 turnos.
Após ele fechar o caixa, ele poderá colocar no malote a movimentação do caixa junto com o relatório para que o departamento finaceiro realize a conciliação.
Obs: Dependendo como a pousada trabalha, o malote poderá sr entregue para o financeiro por turno se desejar, ou seja 3 malotes já que são 3 recepcionistas
Informações importantes:
Para que o caixa funcione corretamente, as informações abaixo devem ser obrigatórias:
Conforme explicado no tutorial o caixa de recepção segue o seguinte fluxo:
- 1º Recepcionista abre o caixa e fecha o 1º turno
- 2º Recepcionista abre o 2º turno e fecha o 2º turno
- 3º recepcionista abre o 3º turno e fecha o Caixa
Ou seja, o 1º sempre vai abrir o caixa e o 3º recepcionista sempre vai fechar o caixa, e entre os intervalos possuem as aberturas e fechamento de turnos.
Os horários destas aberturas e fechamentos precisam ser seguidos de forma rigorosa, pois caso o contrário o caixa não vai gerar o relatório correto. Exemplo: o recepcionista João esqueceu de fechar seu 1º turno , e consequentemente a Maria também não abriu o turno dela e isso só foi feito só no dia seguinte.
O 3º turno deve ser aberto sempre antes da meia noite para as propriedades que trabalha com 3 turnos.
A propriedade que trabalha com 2 turnos, o 2º turno deve ser aberto sempre antes da meia noite.
Exibição do caixa:
É possível exibir o caixa de uma determinada data clicando em Exibir Caixa:
Informe a data do fechamento do caixa e clique em confirmar:
Reabertura de caixa:
A reabertura de caixa só deve ser utilizada para corrigir o último fechamento de caixa registrado sem nenhuma nova abertura de turno. Ou seja, nunca se deve reabrir um caixa de 2, 3, 4 dias atrás. Para ter certeza que o caixa poderá ser reaberto no momento, o status dele na tela do caixa deve exibir a mensagem.
Para reabrir o caixa que acabou de ser fechado, basta clicar em exibir caixa e marcar a opção "Reabrir este caixa"
Movimentações de caixa:
Na ferramenta movimentações, o recepcionista irá registrar suas movimentações financeiras realizadas em seu turno:
Conforme o exemplo deste tutorial, o recepcionista João comprou um galão de água por R$ 9,99 utilizando o dinheiro do caixa da recepção:
Movimentação registrada:
Espero ter ajudado!
Até a próxima.