Olá,
Na ferramenta Entrada, você vai cadastrar todas as entradas necessárias (receitas) no seu módulo financeiro.
Para Facilitar, o sistema Iboooking já lança automaticamente no seu Financeiro todos os recebimentos (receitas) registrados pela equipe de Reservas, Recepção e Pontos de Venda (PDV), segue o exemplo abaixo:
Na imagem acima, podemos visualizar que os lançamentos de entrada em vermelho correspondem a Reservas, e o azul corresponde a consumo no PDV.
Podemos concluir então que 90% das inclusões de entradas realizadas no seu sistema, serão realizadas automaticamente pela equipe de Reservas, Recepção e dos Pontos de Vendas.
Já que o sistema lança automaticamente estas receitas, então quando seria necessário eu utilizar a ferramenta Entradas?
Basicamente, será utilizado em 3 situações:
1- Empréstimos/investimento:
Sabemos que empréstimos não é receita, porém é essencial que a propriedade registre a Entrada deste valor de investimento no seu financeiro, para que a propriedade possa controlar onde esta sendo investido o valor (despesas), assim como cadastrar as parcelas de pagamento do empréstimo no módulo Saídas.
2- Depósito não identificado pelo Departamento Financeiro:
O responsável do financeiro detecta um depósito não identificado no extrato bancário. Neste caso, ele realiza a Entrada desta receita não identificada e verifica posteriormente com a equipe de Reservas, Recepção e Ponto de Venda, de qual reserva ou consumo se trata. Após identificar, ele poderá vincular a Reserva, ou Conta Corrente.
3- Qualquer entrada ou Receita que não tem ligação com Receita de venda de serviços (Diárias, Passeios de barco, Transfer) e venda de produtos (Consumos de alimentos e Bebidas), pois os serviços citados já são inclusos automaticamente no sistema ao incluir o pagamento.
Ex: A Pousada presta um serviço de consultoria para uma determinada empresa e recebe por isso, ou a pousada adquire uma receita devido uma empresa X gravar uma campanha de publicidade em seu estabelecimento. Ou seja, receitas que não envolvem um fluxo normal de faturamento baseado em Hospedagem.
Antes de utilizar a Ferramenta Entrada, é obrigatório a propriedade realizar o cadastro de Setores e Plano de contas. Por favor consulte o artigo abaixo antes de continuar:
Setores e Plano de Contas (Versão Premium e Enterprise)
https://ibookingbr.freshdesk.com/a/solutions/articles/16000122344
Após cadastrar os setores e plano de contas, acesse o Módulo Financeiro no menu principal, e depois no SubMenu clique em Entrada:
Será exibido a tela de Cadastro de Entradas:
- Nº documento (NF): numero da Nota fiscal do serviço prestado ou referência numérica do Recibo.
- Fornecedor: Empresa ou pessoa que você vai receber.
- Depósito não identificado: Marque está opção se o valor da Entrada/Receita em questão, ainda não foi identificado a sua origem (reserva, consumo, prestação de serviço e etc), mas que consta no extrato bancário.
- Setor, Categoria e SubCategoria: Conforme cadastrado no seu plano de contas, caso tenha dúvida neste item, consulte o artigo: Setores e Plano de Contas https://ibookingbr.freshdesk.com/a/solutions/articles/16000122344
- Receita: informe aqui um breve resumo do que seria esta Receita, no exemplo que estamos simulando seria a utilização do espaço da pousada para um Comercial para prefeitura de Cabo Frio.
- Data da Referência: data de referência da receita.
- Recebido: Se o valor já foi recebido ou não.
- Frequência: Se esta receita possui uma frequência fixa:
- Uma Vez
- Diária
- Semanal
- Quinzenal
- Mensal
- Semestral
- Anual
- Lembrar-me: Função válida somente para a ferramenta Saída.
- Nº. Aut. Cartão: Numero da autorização do cartão (item não obrigatório).
- Forma de pagamento: Forma de pagamento que você vai receber.
- Conta: conta bancária que está vinculada ao recebimento deste pagamento
- * Recebimento: data de recebimento desta receita.
- Tipo: Neste exemplo será uma Receita, porém o sistema oferece as seguintes opções:
- Movimentação Crédito/Débito: utilizada para movimentação de valores do hotel de origem e destino também do hotel. Ex: Sangria do caixa de recepção para o caixa do Financeiro, e o procedimento inverso de abastecimento do caixa da recepção com o dinheiro do caixa do Financeiro.
- Movimentação entre contas: Movimentação entre contas de propriedade do hotel Ex: Transferência do Banco Itau para o Bradesco, Sangria do caixa em moeda do financeiro para o banco Bradesco.
- Receita: recebimento conforme nosso exemplo citado.
- Devolução: Devolução de valores. O sistema possui ação automática para este tipo. Quando o recepcionista ou agente de reserva devolve o valor ao cancelar uma reserva, ou quando realiza um Check out com saldo positivo. Em ambos os casos, é lançado automaticamente um registro no seu financeiro como devolução.
- Estorno: Estorno de pagamento realizado. O sistema possui ação automática para este tipo. Quando o recepcionista ou agente de reserva estorna um pagamento, é lançado automaticamente um registro no seu financeiro como Estorno.
- Nº Cheque: número do cheque (item não obrigatório).
- Desconto: Informe o desconto caso ofereça.
- Obs.: Informe aqui qualquer tipo de observação adicional.
Após preencher os campos e clicar em Ok, será exibido o registro no seu financeiro.
Clicando em cima do registro ou no icone do "+" no canto direito, você poderá editar ou atualizar:
Na edição do registro, você poderá dar baixa manual na situação, alterando o campo Recebido como Sim, ou realizar a baixa com a ferramenta Conciliação Bancária.
Vincular:
Aqui você poderá vincular está receita a:
- Reserva: foi o exemplo citado neste artigo em que o responsável do Financeiro já identifica um depósito no extrato bancário e já lança essa receita no financeiro, e depois verifica com a equipe de qual reserva se trata e vincula a mesma.
- Conta Corrente (PAX): Mesmo exemplo citado, porém a receita em questão será vinculada a conta corrente de um Hóspede (Cadastro de Hóspede)
- Conta Corrente (Agência): a receita em questão será vinculada a conta corrente de uma Agência ou Operador (Cadastros de Operadores)
Receber:
Aqui você poderá dividir este recebimento:
Em nosso exemplo, teríamos que receber da prefeitura de Cabo Frio R$ 900,00 pela utilização do espaço da pousada para um Comercial para prefeitura.
Vamos supor que a prefeitura não poderá pagar a vista o valor de R$ 900,00, e sim em 2 parcelas sendo a 1ª no valor de R$ 450,00 e a 2ª para 30 dias.
Então ao clicar no botão Receber, informe o valor que você vai receber neste momento (R$450,00), e no campo Próximo Recebimento informe a data que será gerado um novo registro com o valor remanescente a receber.
Após realizar a operação, o registro foi dividido em 2 parcelas:
Porém, repare que a nova parcela criada não possui informação cadastrada, sendo necessário edita-la e atualizar as informações de fornecedor, plano de contas e pagamento conforme necessário:
Na parte inferior de ambas as parcelas, é exibido todas as parcelas envolvendo esta receita.
Espero que tenha ajudado!
Até a próxima.