Olá,
Na ferramenta Saída, você vai cadastrar todas as despesas da propriedade do seu módulo financeiro.
Basicamente as despesas que envolvem uma gestão hoteleira geralmente são:
- Contas: Luz, agua, gás, Internet, sistema, segurança e etc.
- Folha de Pagamento, impostos, contabilidade e etc.
- Empréstimos, financiamentos e parcelamentos.
- Serviços de profissionais autônomos (Piscineiro, Jardineiro)
- Inventário de A&B (Alimentos e Bebidas)
- Produtos de limpeza
- Comissionamentos
- Manutenção geral
- Publicidade, Redes sociais.
Todas as despesas cadastradas no sistema, precisam ser classificadas utilizando o plano de contas.
Por favor consulte o artigo abaixo antes de continuar:
Setores e Plano de Contas (Versão Premium e Enterprise)
https://ibookingbr.freshdesk.com/a/solutions/articles/16000122344
Após cadastrar os setores e plano de contas, certifique também que os Fornecedores já estão cadastrados na ferramenta Cadastros > Fornecedores.
Agora acesse o Módulo Financeiro no menu principal, e depois no SubMenu clique em Saida:
Vamos abordar detalhadamente, 3 formas de Cadastrar despesas:
- Com frequência Fixa ex: Contas: Luz, agua, gás, Internet, sistema, segurança e etc.
- Com Inventário de A&B (Alimentos e Bebidas) e Produtos de limpeza
- Despesas de Empréstimos, financiamentos e parcelamentos.
1- Despesas com frequência Fixa:
Contas, impostos, folha de pagamento, contador e etc, são despesas com frequência fixa mensal.
O sistema Ibooking permite que você crie somente 1 despesa e multiplique a mesma para os meses seguintes na quantidade desejada, este tipo de ação vai ajudar em:
Otimizar o trabalho do Financeiro:
Sabemos que nenhuma conta de luz vem o mesmo valor todo mês, porém é mais fácil para o Financeiro lançar antecipadamente vários meses dessa despesa com o valor médio de consumo mensal, pois assim todo mês ele só precisará editar o valor da despesa já criada, do que criar uma despesa do zero todo mês.
Visão de Previsibilidade:
Criando mensalmente despesas fixas no seu financeiro, o sistema conseguirá te entregar uma previsibilidade de Despesas e Receitas do mês escolhido.
Vamos utilizar como exemplo uma despesa de conta de Luz.
- Nº documento (NF): numero da Nota fiscal da conta de Luz, ou da Instalação
- Fornecedor: Empresa distribuidora de energia da sua Cidade
- Despesa: informe aqui o que seria esta despesa, no exemplo que estamos simulando seria "Conta de Luz".
- Data da Referência: data de referência da conta
- Pago: Se esta compra já foi paga ou não
- Frequência: Como a conta e luz é mensal, defini a frequência como mensal optando por realizar o lançamento antecipado durante 1 ano (12 Parcelas)
- Lembrar-me: Lembrete de vencimento do pagamento desta conta.
- Nº. Aut. Cartão: Numero da autorização do cartão (item não obrigatório)
- Forma de pagamento: Forma de pagamento da compra realizada
- Conta: conta bancária que está atrelada a despesa deste pagamento
- * Vencimento: data de vencimento da conta.
- Tipo: Neste caso será sempre Despesa
- Nº Cheque: número do cheque (item não obrigatório)
- Desconto: Se houver o desconto, informe aqui o desconto exibido na conta.
- Obs.: Informe aqui qualquer tipo de observação adicional.
Após preencher os campos, clique no botão Ok:
Será lançado 12 despesas de conta de luz respeitando o intervalo de Vencimento conforme exibido abaixo:
Então, se a conta do próximo mês (Agosto) chegar com o valor de R$ 4.250,00, basta localizar esta despesa clicando no mês desejado:
Localize a despesa e clique no icone do "+":
Escolha abrir somente esta ocorrência:
Altere para o valor que chegou a conta (R$ 4.250,00 conforme nosso exemplo) e clique em ok.
Pronto, o valor da despesa está atualizado:
Este procedimento de atualizar o valor da despesa, sendo mais produtivo do que criar todo mês uma despesa do zero.
2- Inventário de A&B (Alimentos e Bebidas) e Produtos de limpeza:
Alimentos e Bebidas, produtos de limpeza e itens de manutenção, são despesas variáveis.
Estas despesas diferem das despesas de contas mencionadas anteriormente. Elas envolvem uma questão a mais, que seria a entrada destes produtos no Estoque da propriedade.
No sistema Ibooking, tanto o Módulo de Estoque como o Módulo Financeiro conseguem registrar a despesa em questão e já dar a entrada destes produtos no Estoque Central.
No módulo de Estoque se chama Entrada, pois está entrando Mercadorias:
No módulo Financeiro se chama Saída, pois está "saindo dinheiro" (Despesa).
Ambas as ferramentas são iguais, caso queira consultar o exemplo pelo módulo de Estoque, consulte o artigo abaixo:
Entrada no Estoque - https://ibookingbr.freshdesk.com/a/solutions/articles/16000122273
Como estamos no artigo de Saída do módulo Financeiro, vamos continuar a utilizar em nosso exemplo esta ferramenta Saida do Financeiro:
A primeira informação a ser preenchida será no Split (Dividir) onde vamos informar para o sistema os produtos, quantidades e valores da Nota fiscal em mãos, para isso clique em Dividir conforme imagem abaixo:
Será exibido a tela do Split onde vamos reproduzir a nota fiscal de compra das mercadorias:
Clique no ícone da Lupa e busque pelo produto e clique em selecionar:
Em seguida informe a quantidade, valor total dos itens e clique em incluir:
Os produtos inseridos serão listados na parte inferior conforme imagem abaixo.
Nesta tela também é possível inclusão de outras despesas e produtos a propriedade não controla estoque, segue exemplo abaixo:
Inclusão de produtos que não possui controle de estoque:
Caso a sua propriedade só controle estoque de produtos A&B (alimentos e Bebidas) mas não queira controlar estoque de itens de limpeza como saco de lixo, detergente, sabão em pó e etc. Você poderá informar esta despesa no campo "Fora de Estoque".
Sabemos que ao realizar uma compra no mercado, é trabalhoso passar primeiro no caixa os produtos de Alimentos e bebidas, pagar a compra e depois passar os itens de limpeza para gerar uma nota fiscal separada para lançar no sistema.
Neste caso uma opção, seria passar tudo na mesma nota, e na hora do lançamento no sistema separar isso conforme abaixo:
Os produtos de alimentos e bebidas que são contabilizados no estoque, serão lançados normalmente conforme exibido no procedimento anterior.
Os produtos de limpeza que não são contabilizados no estoque serão somados e lançados no campo "Fora de Estoque" conforme imagem abaixo:
Confirmando esta ação, agora temos discriminado no sistema o valor total da nota fiscal incluindo produtos que não são contabilizados no estoque da propriedade.
Inclusão de Taxa de Frete:
Agora, vamos simular que para entregar estes produtos na propriedade, o supermercado vai cobrar um frete de R$ 10,00.
Então utilizamos novamente o campo fora de Estoque para discriminar o valor do frete conforme abaixo:
Pronto, agora nossa nota fiscal está 100% reproduzida no sistema, em que informamos compras de bebidas que são controladas no estoque, alguns produtos de limpeza que não controlamos estoque e a taxa de entrega que foi o frete, totalizando R$ 184,90.
Estando tudo ok, clique em concluir na parte inferior:
Será exibido a tela de entrada de Mercadoria com o valor total da nota:
Agora é necessário preencher os dados restantes:
- Nº documento (NF): numero da Nota fiscal de compra
- Fornecedor: Mercado que você realizou a compra
- Despesa: informe aqui o que seria esta despesa, no exemplo que estamos simulando seria uma "compra de bebidas e material de limpeza".
- Data da Referência: data de referência da compra
- Pago: Se esta compra já foi paga ou não
- Frequência: informe se a compra possui uma frequência, geralmente as compras citadas no exemplo acima não possui uma frequência fixa, exceto compra de pães que geralmente é feita diáriamente em Pousadas e Hoteis.
- Lembrar-me: Lembrete de vencimento do pagamento desta compra.
- Nº. Aut. Cartão: Numero da autorização do cartão (item não obrigatório)
- Forma de pagamento: Forma de pagamento da compra realizada
- Conta: conta bancária que está atrelada a despesa deste pagamento
- * Vencimento: data de vencimento desta compra, é comum algumas propriedades realizarem compra no mercado e pedir para faturar.
- Tipo: Neste caso será sempre Despesa
- Nº Cheque: número do cheque (item não obrigatório)
- Desconto: Se ganhar desconto, informe aqui o desconto exibido na Nota fiscal.
- Obs.: Informe aqui qualquer tipo de observação adicional.
Após preencher os campos, clique no botão Ok:
Pronto, foi lançado no seu financeiro a despesa desta compra incluindo os materiais de limpeza e o valor do frete, e, ao mesmo tempo foi inserido a quantidade mencionada no seu Estoque Central.
É possível visualizar os produtos comprados neste lançamento clicando em Visualizar Split:
Resultado:
3- Despesas de Empréstimos, financiamentos e parcelamentos.
Estas despesas envolvem lançamentos parcelados no sistema, e sabemos que dependendo da situação a propriedade consegue antecipar o pagamento de algumas parcelas já quitando a dívida.
O processo é muito parecido com o lançamento de despesa de contas, ou seja, é necessário utilizar função de Frequência que deverá ser igual ao número de parcelas.
Vamos utilizar um exemplo bem simples: Uma propriedade que comprou 10 unidades de ar condicionado com o cartão da Pousada e parcelou em 10 vezes.
Após confirmar, será lançado no sistema as 10 parcelas a pagar, respeitando a data de vencimento da primeira parcela:
Seguindo nosso exemplo, caso a propriedade teve um grande faturamento e resolve antecipar o pagamento destas parcelas, você irá utilizar a ferramenta Pagamento por Fornecedor:
No módulo Financeiro, acesse o Submenu: Outros > Pagamento:
Preencha os filtros com o Fornecedor em questão, forma depagamento e período.
Na direita será exibido todas as parcelas em aberto desse fornecedor:
Marque todas as parcelas que deseja antecipar/agrupar, preencha o campo dados do Pagamento e clique em Gerar Pagamento:
Será exibido no seu Financeiro um unico registro
Quando é feito um agrupamento de parcelas, é necessário atualizar as informações deste registro destacadas na imagem abaixo:
Repare também na imagem acima, que é possível você informar o desconto pela antecipação das parcelas.
Seguindo nosso exemplo informei que ganhei um desconto de 5% (R$ 500,00) referente a antecipação das mesmas:
Após clicar em Ok, a despesa será atualizada para R$ 9.500,00.
Este foi um exemplo simples de compra parcelada que a propriedade realizou, porém poderia ser também:
A Pousada solicitou um emprestimo para o Banco do Brasil de R$ 150.000,00 para construção de uma Suite, e acordou o pagamento da dívida em 90 parcelas de R$ 2.200,00:
Espero que tenha ajudado!
Até a próxima.