Olá,


Na ferramenta Saída, você vai cadastrar todas as despesas da propriedade do seu módulo financeiro.


Basicamente as despesas que envolvem uma gestão hoteleira geralmente são:

  • Contas: Luz, agua, gás, Internet, sistema, segurança e etc.
  • Folha de Pagamento, impostos, contabilidade e etc.
  • Empréstimos, financiamentos e parcelamentos.
  • Serviços de profissionais autônomos (Piscineiro, Jardineiro)
  • Inventário de A&B (Alimentos e Bebidas)
  • Produtos de limpeza
  • Comissionamentos
  • Manutenção geral
  • Publicidade, Redes sociais.


Todas as despesas cadastradas no sistema, precisam ser classificadas utilizando o plano de contas. 

Por favor consulte o artigo abaixo antes de continuar:

Setores e Plano de Contas (Versão Premium e Enterprise)
https://ibookingbr.freshdesk.com/a/solutions/articles/16000122344


Após cadastrar os setores e plano de contas, certifique também que os Fornecedores já estão cadastrados na ferramenta Cadastros > Fornecedores.


Agora acesse o Módulo Financeiro no menu principal, e depois no SubMenu clique em Saida: 



Vamos abordar detalhadamente, 3 formas de Cadastrar despesas:

  1. Com frequência Fixa ex: Contas: Luz, agua, gás, Internet, sistema, segurança e etc.
  2. Com Inventário de A&B (Alimentos e Bebidas) e Produtos de limpeza
  3. Despesas de Empréstimos, financiamentos e parcelamentos.


1- Despesas com frequência Fixa:

Contas, impostos, folha de pagamento, contador e etc, são despesas com frequência fixa mensal. 


O sistema Ibooking permite que você crie somente 1 despesa e multiplique a mesma para os meses seguintes na quantidade desejada, este tipo de ação vai ajudar em:


Otimizar o trabalho do Financeiro: 

Sabemos que nenhuma conta de luz vem o mesmo valor todo mês, porém é mais fácil para o Financeiro lançar antecipadamente vários meses dessa despesa com o valor médio de consumo mensal, pois assim todo mês ele só precisará editar o valor da despesa já criada, do que criar uma despesa do zero todo mês. 


Visão de Previsibilidade:

Criando mensalmente despesas fixas no seu financeiro, o sistema conseguirá te entregar uma previsibilidade de Despesas e Receitas do mês escolhido.


Vamos utilizar como exemplo uma despesa de conta de Luz.



  • Nº documento (NF): numero da Nota fiscal da conta de Luz, ou da Instalação
  • Fornecedor: Empresa distribuidora de energia da sua Cidade
  • Despesa: informe aqui o que seria esta despesa, no exemplo que estamos simulando seria "Conta de Luz".
  • Data da Referência: data de referência da conta
  • Pago: Se esta compra já foi paga ou não
  • Frequência: Como a conta e luz é mensal, defini a frequência como mensal optando por realizar o lançamento antecipado durante 1 ano (12 Parcelas)  
  • Lembrar-me: Lembrete de vencimento do pagamento desta conta.
  • Nº. Aut. Cartão: Numero da autorização do cartão (item não obrigatório)
  • Forma de pagamento: Forma de pagamento da compra realizada
  • Conta: conta bancária que está atrelada a despesa deste pagamento
  • * Vencimento: data de vencimento da conta.
  • Tipo: Neste caso será sempre Despesa
  • Nº Cheque: número do cheque  (item não obrigatório)
  • Desconto: Se houver o desconto, informe aqui o desconto exibido na conta.
  • Obs.: Informe aqui qualquer tipo de observação adicional.


Após preencher os campos, clique no botão Ok:


Será lançado 12 despesas de conta de luz respeitando o intervalo de Vencimento  conforme exibido abaixo:



Então, se a conta do próximo mês (Agosto) chegar com o valor de R$ 4.250,00, basta localizar esta despesa clicando no mês desejado:



Localize a despesa e clique no icone do "+":

 


Escolha abrir somente esta ocorrência:



Altere para o valor que chegou a conta (R$ 4.250,00 conforme nosso exemplo) e clique em ok. 



Pronto, o valor da despesa está atualizado:



Este procedimento de atualizar o valor da despesa, sendo mais produtivo do que criar todo mês uma despesa do zero.


2- Inventário de A&B (Alimentos e Bebidas) e Produtos de limpeza:

Alimentos e Bebidas, produtos de limpeza e itens de manutenção, são despesas variáveis.


Estas despesas diferem das despesas de contas mencionadas anteriormente. Elas envolvem uma questão a mais, que seria a entrada destes produtos no Estoque da propriedade.


No sistema Ibooking, tanto o Módulo de Estoque como o Módulo Financeiro conseguem registrar a despesa em questão e já dar a entrada destes produtos no Estoque Central.


No módulo de Estoque se chama Entrada, pois está entrando Mercadorias:



No módulo Financeiro se chama Saída, pois está "saindo dinheiro" (Despesa).   



Ambas as ferramentas são iguais, caso queira consultar o exemplo pelo módulo de Estoque, consulte o artigo abaixo:

Entrada no Estoque - https://ibookingbr.freshdesk.com/a/solutions/articles/16000122273 


Como estamos no artigo de Saída do módulo Financeiro, vamos continuar a utilizar em nosso exemplo esta ferramenta Saida do Financeiro:


A primeira informação a ser preenchida será no Split (Dividir) onde vamos informar para o sistema os produtos, quantidades e valores da Nota fiscal em mãos, para isso clique em Dividir conforme imagem abaixo:




Será exibido a tela do Split onde vamos reproduzir a nota fiscal de compra das mercadorias:



Clique no ícone da Lupa e busque pelo produto e clique em selecionar:



Em seguida informe a quantidade, valor total dos itens e clique em incluir:



Os produtos inseridos serão listados na parte inferior conforme imagem abaixo.



Nesta tela também é possível inclusão de outras despesas e produtos a propriedade não controla estoque, segue exemplo abaixo:


Inclusão de produtos que não possui controle de estoque:

Caso a sua propriedade só controle estoque de produtos A&B (alimentos e Bebidas) mas não queira controlar estoque de itens de limpeza como saco de lixo, detergente, sabão em pó e etc. Você poderá informar esta despesa no campo "Fora de Estoque".



Sabemos que ao realizar uma compra no mercado, é trabalhoso passar primeiro no caixa os produtos de Alimentos e bebidas, pagar a compra e depois passar os itens de limpeza para gerar uma nota fiscal separada para lançar no sistema.


Neste caso uma opção, seria passar tudo na mesma nota, e na hora do lançamento no sistema separar isso conforme abaixo:


Os produtos de alimentos e bebidas que são contabilizados no estoque, serão lançados normalmente conforme exibido no procedimento anterior.


Os produtos de limpeza que não são contabilizados no estoque serão somados e lançados no campo "Fora de Estoque" conforme imagem abaixo:



Confirmando esta ação, agora temos discriminado no sistema o valor total da nota fiscal incluindo produtos que não são contabilizados no estoque da propriedade.



Inclusão de Taxa de Frete:

Agora, vamos simular que para entregar estes produtos na propriedade, o supermercado vai cobrar um frete de R$ 10,00.


Então utilizamos novamente o campo fora de Estoque para discriminar o valor do frete conforme abaixo:



Pronto, agora nossa nota fiscal está 100% reproduzida no sistema, em que informamos compras de bebidas que são controladas no estoque, alguns produtos de limpeza que não controlamos estoque e a taxa de entrega que foi o frete, totalizando R$ 184,90.



Estando tudo ok, clique em concluir na parte inferior:



Será exibido a tela de entrada de Mercadoria com o valor total da nota:



Agora é necessário preencher os dados restantes: 


  • Nº documento (NF): numero da Nota fiscal de compra
  • Fornecedor: Mercado que você realizou a compra 
  • Despesa: informe aqui o que seria esta despesa, no exemplo que estamos simulando seria uma "compra de bebidas e material de limpeza".
  • Data da Referência: data de referência da compra
  • Pago: Se esta compra já foi paga ou não
  • Frequência: informe se a compra possui uma frequência, geralmente as compras citadas no exemplo acima não possui uma frequência fixa, exceto compra de pães que geralmente é feita diáriamente em Pousadas e Hoteis.
  • Lembrar-me: Lembrete de vencimento do pagamento desta compra.
  • Nº. Aut. Cartão: Numero da autorização do cartão (item não obrigatório)
  • Forma de pagamento: Forma de pagamento da compra realizada
  • Conta: conta bancária que está atrelada a despesa deste pagamento
  • * Vencimento: data de vencimento desta compra, é comum algumas propriedades realizarem compra no mercado e pedir para faturar.
  • Tipo: Neste caso será sempre Despesa
  • Nº Cheque: número do cheque  (item não obrigatório)
  • Desconto: Se ganhar desconto, informe aqui o desconto exibido na Nota fiscal. 
  • Obs.: Informe aqui qualquer tipo de observação adicional.


Após preencher os campos, clique no botão Ok:



Pronto, foi lançado no seu financeiro a despesa desta compra incluindo os materiais de limpeza e o valor do frete, e, ao mesmo tempo foi inserido a quantidade mencionada no seu Estoque Central.



É possível visualizar os produtos comprados neste lançamento clicando em Visualizar Split:



Resultado:


3- Despesas de Empréstimos, financiamentos e parcelamentos.

Estas despesas envolvem lançamentos parcelados no sistema, e sabemos que dependendo da situação a propriedade consegue antecipar o pagamento de algumas parcelas já quitando a dívida.


O processo é muito parecido com o lançamento de despesa de contas, ou seja, é necessário utilizar função de Frequência que deverá ser igual ao número de parcelas.


Vamos utilizar um exemplo bem simples: Uma propriedade que comprou 10 unidades de ar condicionado com o cartão da Pousada e parcelou em 10 vezes.



Após confirmar, será lançado no sistema as 10 parcelas a pagar, respeitando a data de vencimento da primeira parcela:



Seguindo nosso exemplo, caso a propriedade teve um grande faturamento e resolve antecipar o pagamento destas parcelas, você irá utilizar a ferramenta Pagamento por Fornecedor:


No módulo Financeiro, acesse o Submenu: Outros > Pagamento:



Preencha os filtros com o Fornecedor em questão, forma depagamento e período.



Na direita será exibido todas as parcelas em aberto desse fornecedor:



Marque todas as parcelas que deseja antecipar/agrupar, preencha o campo dados do Pagamento e clique em Gerar Pagamento:



Será exibido no seu Financeiro um unico registro 



Quando é feito um agrupamento de parcelas, é necessário atualizar as informações deste registro destacadas na imagem abaixo:



Repare também na imagem acima, que é possível você informar o desconto pela antecipação das parcelas.


Seguindo nosso exemplo informei que ganhei um desconto de 5% (R$ 500,00) referente a antecipação das mesmas:


 

Após clicar em Ok, a despesa será atualizada para R$ 9.500,00.



Este foi um exemplo simples de compra parcelada que a propriedade realizou, porém poderia ser também:


A Pousada solicitou um emprestimo para o Banco do Brasil de R$ 150.000,00 para construção de uma Suite, e acordou o pagamento da dívida em 90 parcelas de R$ 2.200,00:



Espero que tenha ajudado!


Até a próxima.