Olá,
Conciliação é o espelho das contas bancárias (Itau, Bradesco, etc) e o cofre (Caixa físico do financeiro com notas e moedas) da propriedade.
Com ela, você irá conciliar diariamente todos os lançamentos financeiros registrados no sistema Ibooking com as contas bancárias e cofre, assim identificando se os lançamentos estão devidamente corretos.
A Conciliação bancária é essencial para que o hoteleiro tenha uma boa gestão financeira e consiga administrar melhor o seu negócio.
A princípio, para que a ferramenta funcione de forma correta, é necessário que:
- Os cadastros realizados na ferramenta Cadastro > Forma de Pagamento estejam devidamente corretos.
- Todas as despesas e receitas que envolvem as contas bancárias e o cofre, sejam obrigatoriamente lançadas no sistema.
- Caixas da Recepção e Pontos de venda sejam abertos e fechados corretamente.
Quando realizar a conciliação bancária?
A conciliação nunca deve ser feita do dia de hoje, o motivo é que hoje ainda poderá entrar receitas e despesas até às 23:59, e os caixas da Recepção e Pontos de venda ainda não foram fechados. Já o dia de ontem, ocorreu o fechamento fiscal, ou seja, todas as despesas e receitas já foram registradas, assim como o fechamento dos caixas.
Preparando a Conciliação:
Como hoje é dia 6/01/2022, vamos realizar a conciliação bancária do dia de ontem 5/01/2022, para isso vamos consultar ou imprimir o extrato bancário:
Reparem no extrato acima que:
- O dia 4/01/2022 fechou com o Saldo de R$ 1.250,00*.
- No dia 5/01/2022 houve 5 movimentações entre despesas e receitas
- Esse dia 5/01/2022 fechou com saldo de R$ 1.281,94
*Importante: Quando você começar a utilizar a conciliação bancária, é necessário que a propriedade informe o saldo inicial do banco e data do fechamento deste saldo via e-mail para o suporte@ibooking.com.br, desta forma a informação será confidencial. Assim que o suporte técnico receber o saldo e data, o mesmo será incluído na conta.
Verificação antes de abrir a conciliação:
Agora vamos acessar o Financeiro do sistema Ibooking e fazer a primeira conferência (pesquisa) desses lançamentos citados no extrato bancário:
Nos filtros localizados na esquerda, clique em "Filtrar por contas ou bancos", e marque o Banco que será feito a conciliação.
*Repare na imagem acima, que o saldo inicial já está com R$ 1.250,00, ou seja, é como se eu já tivesse informado para o suporte@ibooking.com.br que vou começar a fazer a conciliação bancária a partir do dia 5/01, e que meu saldo do dia 4/01 fechou em R$ 1.250,00.
Em seguida, filtre "Por Vencimento" e informe a data, ou as datas que deseja que o sistema exiba os lançamentos que serão conciliados:
Neste momento o sistema Ibooking irá exibir todos os lançamentos financeiros envolvendo o banco escolhido "BB - Banco do Brasil"
*Repare na imagem acima que exibe a informação que R$ 1.250,00 já foi conciliado até 4/01/2022, ou seja, esse valor e data foi o que enviamos para o suporte@ibooking.com.br.
Neste cenário perfeito, se compararmos com o nosso Extrato, podemos visualizar facilmente que está correto:
Se não estiver correto?
Caso a propriedade identificar por exemplo, que no extrato bancário possui um lançamento a mais que não foi identificado por esta pesquisa no sistema, provavelmente o lançamento em questão não foi incluso no financeiro. Por exemplo:
O proprietário comprou alguns itens de manutenção para propriedade e esqueceu de lançar esta despesa no financeiro, com isso, seu extrato acusou esta despesa, mas o sistema Ibooking não.
A outra possibilidade já mencionada neste artigo, é o cadastro incorreto da forma de pagamento, ou erro de lançamento do financeiro, seja valores, data de vencimento, forma de pagamento e banco.
Conforme mencionado, a característica da conciliação bancária é essa, identificar se as movimentações financeiras do Banco e do Hotel registrados pelo sistema Ibooking estão devidamente corretas.
Se faltou algum lançamento, basta lançar no sistema.
Se precisar editar algum registro para correção, basta clicar no icone do "+" do lançamento.
Realizando a Conciliação:
No submenu, clique em Conciliação:
Na janela da Conciliação escolha:
- Tipo: Moeda
- Conta: Conta do banco em questão, que no nosso exemplo é o Banco do Brasil
Na janela de Abertura de Conciliação, utilizaremos nosso extrato como referência:
Recapitulando:
- Hoje é dia 6/01/2022
- Emitimos o extrato bancário referente a movimentações de ontem 5/01/2022.
- Vamos realizar a conciliação bancária de ontem 5/01/2022.
- O saldo de ontem dia 5/01/2022 fechou em R$ 1.281,94.
Ao confirmar, será exibido uma mensagem de confirmação, clique em Ok
Repare que a tela da conciliação é muito parecida com a pesquisa que realizamos anteriormente:
Agora, marque a caixinha de cada lançamento que na parte inferior será exibido as informações:
- Última Conciliação: que foi o saldo do fechamento do dia 4/01.
- Após conciliação: o saldo do fechamendo do dia de ontem 5/01.
- Diferença: "Zero" que significa que a conciliação está correta.
Quando o campo Diferença for Zero, irá habilitar o botão "Confirmar"
Clique em Ok na mensagem de confirmação:
Após confirmar, o saldo do Banco do Brasil será atualizado conforme a conciliação realizada.
Informações importantes:
Como a conciliação bancária é a última fase do módulo financeiro, o campo Situação dos lançamentos serão atualizados automaticamente:
- "A Pagar" vai alterar automaticamente para "Pago"
- "A receber" vai alterar automaticamente para "Recebido"
Segue abaixo uma videoaula sobre este tutorial:
Videoaula Conciliação Bancária
Caso seja necessário desfazer uma conciliação, por gentileza consulte o artigo abaixo:
Desfazer conciliação bancária em aberto ou finalizada - https://ibookingbr.freshdesk.com/a/solutions/articles/16000119587