Olá,
A Ferramenta Orçamento, permite que você realize cotações de um ou vários apartamentos de uma única vez, com envio de e-mails para seus clientes. Estes orçamentos podem ser programados para serem cancelados automaticamente da forma que o hoteleiro determinar.
O tempo de vencimento automático pode ser definido no menu Cadastro > Configurações > ORÇAMENTO:
Acesse a ferramenta Orçamento do menu Reservas:
Ao criar um novo orçamento será exibido os seguintes campos:
Orçamento válido até: Conforme cadastrado no configurações do sistema, porém é possível o hoteleiro definir um período customizado clicando nele.
Responsável *: Este campo é o cliente responsável pelo orçamento, neste exemplo "Marcelo":
Pacotes: Exibição simples dos pacotes cadastrados atualmente no seu sistema
Descartar: descartar este orçamento.
Aba Disponibilidade:
Selecione o Periodo *: Periodo que o cliente deseja orçamento
Pensão: Selecione a pensão desejada
Operador: Se o orçamento for para um operador, defina ele neste campo
Tipo Operador: Tipo de Operador escolhido (Comissionado, Pré-Pago ou Faturado).
Selecione a Categoria: Será exibido todas as categorias com dicas de disponibilidade e valores:
Escolha as categorias que o cliente deseja, e clique nos apartamentos desejados que ficarão com a cor escura:
Aba Reservas:
Visualização de reservas irá exibir os quartos selecionados com opção de edição em cada um deles no ícone "+":
Edite cada apartamento clicando no botão "Editar"
Na tela de edição, informe a quantidade de pessoas para cada apartamento. A quantidade de pessoas não é obrigatória para as propriedades que trabalham com venda por quarto, ou seja o mesmo valor para 1pax, 2pax, 3pax e 4pax. Se você vende por ocupante onde o valor para o 3º pax possui um acréscimo na tarifa, é obrigatório cadastrar esse 3º pax no apartamento para que o sistema calcule corretamento o valor para 3 pax.
Para cadastrar basta clicar no icone "+", ou preencher o nome no campo pesquisar caso tenha cadastro no sistema, em seguida clique em "Adicionar":
Repare na imagem acima, que no orçamento solicitado, o cliente não quis informar nome do 3º acompanhante, neste caso para que o sistema calcule o valor para venda por ocupante para 3ª pessoa, é necessário cadastrar um nome temporário como "Terceiro acompanhante" conforme imagem acima:
Após salvar, será exibido no resumo a quantidade de pax atualizado, e o valor correto:
Aba Financeiro:
Aqui você poderá revisar o orçamento com opção de alterar a tarifa ou pensão:
Clicando no botão Tarifas, será exibido cada diária com opção de alterar o valor clicando no botão Selecionar (selecione a diária), e depois clicando no botão Alterar o valor, informando o valor desejado:
Caso trabalhe com valor de pensão separado da diária, é possível alterar o valor da pensão no botão Pensões
Aba Informações Finais:
Aqui você via informar o Titulo do Grupo, que no caso de reservas em grupo, é o responsável do grupo ex: "Grupo do Marcelo":
A Origem deste orçamento que foi "TELEFONE"
Nos botões inferiores, temos a opção de Salvar o orçamento, Visualizar, Enviar e-mail e Converter em Reserva:
Salvar: Vai salvar o orçamento no sistema podendo editar ainda, e criará um bloqueio temporário no seu mapa dos 3 apartamentos com indicação do código. Se até o vencimento esse cliente não retornar pedindo para aprovar e reservar, o mesmo será excluído automaticamente do seu mapa:
Visualizar: Exibirá o conteúdo do orçamento que será enviado por e-mail:
Enviar e-mail: Envia e-mail para o cliente com 2 anexos em PDF: Um contendo o orçamento resumido, e outro contendo o orçamento detalhado de todos os apartamentos e nome dos hóspedes.
Na tela de envio, preencha conforme desejado o campo de título, e-mails, mensagem e clique em Enviar:
O e-mail será enviado com os 2 documentos PDF:
No documento Orçamento Resumo, ira exibir o conteúdo resumido:
No documento Orçamento Completo, irá exibir detalhado por quarto:
Com o orçamento já enviado, cabe o cliente confirmar o mesmo antes da data de vencimento, ou os 3 bloqueios serão excluídos automaticamente.
Caso o cliente retorne aprovando o Orçamento, basta acessar o orçamento novamente clicando em Editar:
Clicar na Aba Informações Finais e no botão Converter pra reserva:
O Status do orçamento ficará como Reservado, e as reserva no mapa aparecerão com as iniciais do Grupo ou Responsável.
Na capa da reserva será exibido o nome do Grupo, Responsável e os Hóspedes:
Repare na imagem acima, que o 3º adulto está com o nome "Terceiro acompanhante" (em amarelo). Recomendamos que assim que você conseguir o nome desse 3º acompanhante, já cadastre ele e substitua esse nome temporário "Terceiro acompanhante". Obrigatoriamente isso deve ser feito sempre antes do Check in.
Importante: Nunca deve ser feito Check in de nenhuma reserva com nomes temporários como "3º acompanhante", "4º pax" e etc.
Cancelamento de Orçamento:
Caso o cliente queira cancelar o orçamento, basta clicar em Cancelar e preencher o campo Observação:
Importante: Se um orçamento já tiver sido convertido em reserva, a ação de cancelar não irá excluir as 3 reservas do mapa, as reservas deverão ser excluídas manualmente pelo hoteleiro.
Se o orçamento não foi convertido ainda em reserva, ao cancelar vai excluir na hora os 3 bloqueios temporários do mapa.