Olá,
Na ficha da reserva do hóspede, possui uma aba chamada "Diárias":
Neste tutorial vamos explicar o conceito e como funciona a aba diárias, e para reservas Particulares/Comissionadas, Pré-Pagas e Faturadas.
Temos uma reserva com 3 diárias de 11/02/2022 á 14/02/2022. Após o recepcionista realizar o Check in no dia 11/02, e acessar a Ficha da reserva clicando na aba Diárias, será exibido o seguinte:
Repare que na imagem acima que ainda não exibe as 3 diárias da reserva. O motivo é que o sistema só vai lançar a diária nesta aba após haver o pernoite, o que chamamos de Rodar a Diária.
Como hoje ainda é 11/02 (data do Check in), a diária não será lançada, mas assim que chegar a meia noite (12/02 às 00:00) vai aparecer a primeira diária lançada, pois houve o pernoite.
Nesta montagem abaixo temos a linha do tempo por dia como seria lançado e exibido as diárias na ficha da reserva:
Resumindo, o sistema vai cobrando as diárias conforme o hóspede vai consumindo.
Agora vamos abordar 2 situações que ocorrem muito em Hotéis, e como operar corretamente no sistema utilizando o exemplo citado de uma reserva com 3 diárias de 11/02/2022 á 14/02/2022:
1ª- Hóspede que decide sair antecipadamente (um dia antes do seu check out 13/02) e o proprietário ou gerente concorda com a alteração do período de hospedagem sem cobrar as 3 diárias, cobrando somente 2 diárias:
Neste exemplo, no dia 13/02 que é a data que ele vai sair, já rodou 2 diárias corretamente conforme abaixo:
Como ele vai fazer check out neste momento, o recepcionista não deve clicar em Check out ainda. O motivo é devido à reserva estar ainda com data de Check out para o dia 14/02, e se o recepcionista clicar na aba Check out, será exibido a seguinte mensagem:
Se confirmar essa mensagem acima, o sistema vai rodar antecipadamente a 3ª diária que não deveria ser cobrada, pois, neste caso foi um acordo com o proprietário/gerente que o período de hospedagem desta reserva seria alterado de 11/02/2022 á 14/02/2022 (3 diárias) para 11/02/2022 á 13/02/2022 (2 diárias).
Como o período deveria ser alterado, o correto é alterar o período da hospedagem primeiro, e depois realizar o Check out para que o sistema não lance diárias que não precisam ser cobradas.
Alterando período da reserva hospedada (com check in realizado):
Digite no campo de busca do sistema o número da reserva:
Altere o status da reserva de Ocupado para Reservado, e clique em Salvar:
Clique no campo Período:
E altere o período conforme acordado, seguindo nosso exemplo a alteração é de11/02 á 13/02 (2 diárias):
Clique em Salvar:
Acessando o mapa de recepção, você vai ver que o apartamento está com a cor azul:
Ele está nesta cor, pois a ação de alterar o status da reserva de ocupado para reservado, desfaz o Check in (ocupado), então é necessário realizar o check in novamente clicando no apartamento e confirmando:
Acesse novamente o mapa de recepção, abra a ficha da reserva e clique na aba Check out.
Você vai ver que não será exibido a mensagem de check out antes da data prevista, pois como a reserva foi ajustada, o sistema vai entender que o dia 13/02 é a data de Check out.
2ª - Propriedade não vai cobrar a última diária, dando cortesia por algum motivo.
Neste caso a operação citada anteriormente não deve ser realizada, pois, entende-se que, a ação de não cobrar/doar é uma cortesia, e então o correto é manter a reserva como está e aplicar cortesia na última diária conforme abaixo:
Clique no botão Cortesia, em seguida no X em azul da diária em questão:
Pronto, desta forma entrou um novo lançamento de cortesia da diária, que abateu da diária:
É importante entendermos e aplicarmos corretamente o conceito de cortesia, para que os relatórios tenham resultados assertivos.
- Se o hoteleiro decidir não cobrar de um hóspede uma diária que ele consumiu, ele vai dar cortesia e não estornar
- Se o hoteleiro decidir não cobrar de um hóspede uma coca cola que ele consumiu, ele vai dar cortesia e não estornar
Diárias não se estorna, ou ajusta o período da hospedagem, ou dá cortesia.
Nunca ocorrerá lançamentos indevidos de diárias se o Recepcionista saber clicar na aba Check out na situação correta.
Exibição de Diárias em Reservas Pré-pagas:
Para reservas Pré-pagas, as diárias podem ser exibidas ou não no Extrato e Check out impresso para o cliente.
No cadastro do operador em questão possui um campo de "Mostrar tarifas no extrato", se marcar esta opção, as diárias serão exibidas no Extrato, se não marcar não serão exibidas:
*Geralmente (para operadores não corporativos) não se mostra diárias no extrato de reservas pré-pagas, o motivo é que o Operador já cobrou um valor mais alto do viajante, e o valor das diárias do hotel serão menores já que é uma tarifa acordo (Net). Então se o viajante ver estes valores Net no extrato, pode causar um problema.
Porém, muitos Operadores corporativos trabalham com reservas Offshore, onde a pessoa que vai se hospedar vai a trabalho, e tanto a pessoa como a Operadora não se importam em ver/exibir o valor da tarifa Net, neste caso pode ser exibido as tarifas no Extrato se a operadora desejar.
Exibição de Diárias em Reservas Faturadas:
Para reservas Faturadas, as diárias não serão exibidas no Extrato e Check out impresso para o cliente. O motivo é que num acordo faturado, o Operador já cobrou o valor total do viajante, e o operador vai pagar de forma faturada para o hotel conforme o acordo.
Tanto para reservas Pré-Pagas e Reservas Faturadas, as diárias serão exibidas na aba Diária para o Recepcionista, mas nas abas Extrato e Check out que são a "visão do cliente" não serão exibidas, exceto a pré-paga se tiver habilitado a exibição.
Já Reservas Particulares e Comissionadas sempre será exibido as diárias no Extrato e Check out impresso , pois é o hoteleiro que vai cobrar o valor da hospedagem do cliente.
Espero que tenha ajudado!
Até a próxima.